Trazabilidad alimentaria/Control de costes de proveedores

Plantilla de orden de compra: cajas, entrega y confirmación

Descarga una plantilla de orden de compra para restaurante con cajas, mínimos, transporte, entrega, confirmación y un ejemplo calculado.

Equipo editorial de KivlooActualizado 31 de octubre de 2026

3 min de lectura

Descarga una plantilla de orden de compra para restaurante con cajas, mínimos, transporte, entrega, confirmación y un ejemplo calculado. — Ilustración editorial generada por IA

Lo esencial

La orden de compra identifica proveedor, centro, producto, embalaje, cantidad, precio, transporte y llegada solicitada. Registra por separado aprobación interna, envío y confirmación. El CSV descargable conecta el pedido con recepción y factura.

Identificar pedido y producto

Asigna una referencia única y revisión. Anota proveedor, oferta, comprador, establecimiento y contacto de entrega. Añade referencia de artículo, especificación y sustituciones permitidas: el nombre del producto puede ser ambiguo. Diferencia cajas, unidades, kilogramos y litros. BCcampus explica especificaciones y redondeo de embalajes; la oferta vigente determina las condiciones concretas. Comprueba la validez del precio antes de copiar un pedido anterior.

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Convertir necesidad en cajas del proveedor

Ejemplo ficticio: tras revisar stock utilizable y entregas pendientes, faltan 11 kg. Cada caja contiene 2,5 kg. Redondear 11 ÷ 2,5 hacia arriba da cinco cajas, 12,5 kg. El mínimo del proveedor es seis cajas: la propuesta pasa a 15 kg, con 4 kg por encima de la necesidad inmediata. El mínimo se expresa en cajas, no en kilogramos. Antes de aprobar, confirma almacenamiento, conservación y consumo previsto para ese excedente.

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Revisar fechas, transporte y condiciones

Seis cajas a 18 cuestan 108; suma transporte de 12 una sola vez para obtener 120 antes de impuestos aplicables. Son cifras ficticias en una moneda, no una cotización real ni un precio por kilogramo. Define base fiscal, pago, plazo, hora límite y ventana solicitada. Dos días de plazo siguen siendo una hipótesis hasta confirmar calendario y disponibilidad. Una tarifa desconocida no equivale a cero y una fecha solicitada no garantiza entrega.

Ejemplo de registro y decisión de revisión

DEMO-PO-001 es un borrador sin enviar. La persona revisora detecta que cinco cajas cumplen el redondeo, pero incumplen el mínimo. La versión de seis queda pendiente hasta justificar el uso seguro de los 4 kg adicionales. No inventes aprobador, fecha de envío o aceptación. Si no puedes justificar el excedente, solicita otro formato, fecha u oferta. Conserva la decisión y revisión; no cambies silenciosamente cantidades después de enviar.

Relacionar pedido, recepción y factura

En la entrega, registra cantidad realmente aceptada, referencia de recepción y faltante con el mismo pedido. Cinco cajas recibidas son 12,5 kg: queda una caja, 2,5 kg, frente a las seis pedidas. No declares recepción completa ni ajustes transporte sin revisar el acuerdo. Añade la factura por separado y revisa diferencias de embalaje, precio y cantidad. El archivo ayuda a comparar; no autoriza pagos ni sustituye los controles de seguridad alimentaria.

Usar el CSV con la beta de compras

El CSV ofrece una columna ficticia y otra vacía para tu pedido verificado. Contiene valores simples, no fórmulas activas: recalcula redondeos, mínimos y totales tras editar. Usa una copia por proveedor y centro; añade bloques identificados para más artículos y cobra transporte una sola vez. La beta Kivloo permite borradores revisados, aprobación interna, exportación y recepción real. Requiere configuración web y conexión; facturas y escaneos son web. Envía al proveedor fuera de la aplicación y registra su confirmación.

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